Lors de l’organisation d’une soirée d’entreprise, le choix de la salle de réception peut vite devenir un casse-tête c’est pourquoi il faut prendre le temps de bien préparer la prospection. Plusieurs critères déterminants devront être pris en compte afin que chaque invité puisse se réjouir en toute sérénité. Mais quels sont donc les critères de choix à considérer pour garantir la réussite de votre événement ?
Bien réfléchir pour mieux choisir
L’organisation d’une soirée d’entreprise ne peut être improvisée ainsi, la première chose à faire pour réussir la création de l’événement consiste à réunir un comité interne. Ce dernier ne s’occupera pas seulement de concevoir le projet, mais également de le piloter et d’assurer les préparatifs et le suivi de la soirée. Cela vous facilitera sans nul doute la tâche puisque vous pourrez vous concentrer sur les points essentiels de l’organisation.
L’objectif de la soirée et la qualité des invités sont déterminants pour le choix du lieu pour soirée entreprise à Paris. Pour commencer, établissez donc avec précision l’objectif de l’événement : fidélisation, lancement d’un nouveau produit, promotion de l’entreprise, team building, remerciement des partenaires et associés… Vous pourrez par la suite déterminer le standing du public convié : grand public, fournisseurs et partenaires, personnel de l’entreprise, public VIP (investisseurs, personnalités publiques…). N’oubliez pas d’estimer le nombre d'invités pour choisir le type de salle adapté : privatisation, location, etc.
Afin d’affiner votre recherche, il est également important de fixer la date et le jour de déroulement de l’événement. Sachez en effet que les jours les plus sollicités sont les mardis et les jeudis. Pour réduire les dépenses, optez pour d’autres jours et affinez votre prospection selon les propositions tarifaires proposées.
Comment bien choisir la salle ?
Une fois la réflexion sur la Soirée entreprise achevée et toutes les grandes lignes de l’événement déterminées, vous pouvez commencer à choisir l’endroit idéal pour la manifestation. N’hésitez pas à visiter différents lieux pour élargir votre choix, mais pensez également à vous faire aider par le responsable de l’endroit visité pour vous aider dans votre réflexion.
Quoi qu’il en soit, plusieurs facteurs devront influencer votre prise de décision. La localisation est primordiale puisqu’elle définira la disponibilité des invités. Les lieux de réception en centre-ville sont idéaux, mais ils nécessitent un budget assez conséquent. La taille et la capacité d’accueil du lieu dépendront du nombre d’invités et de la configuration souhaitée (soirée dansante, soirée dînatoire…).
Vous aurez par la suite le choix entre différents types de salle selon votre projet et vos moyens : restaurant ou bar, domaine privatisé, bateau loué… Pensez également à choisir en fonction du thème ou du motif de la soirée : anniversaire, rencontre entre client et personnel, soirée promotionnelle…
Les aménagements peuvent vite devenir problématiques surtout si vous avez des exigences spécifiques. Pour éviter tout problème et tout imprévu, vérifiez que la salle dispose des accessoires et équipements dont vous aurez besoin (vidéoprojecteur, sono…).
Quels sont les critères de choix ?
Maintenant que vous avez une idée plus ou moins précise de vos besoins et attentes, il est important de déterminer les critères qui influenceront votre choix :
. Accès et situation géographique : parking sécurisé, moyens de transport…
. Capacité d’hébergement de l’endroit ou de la zone à proximité
. Qualité des infrastructures : Wi-Fi, accès handicapé, insonorisation, propreté et hygiène…
. Restauration : service traiteur ou non, équipement de cuisine…
Pour ne pas vous tromper lors de la prise de décision, prenez le temps de choisir en fonction des valeurs de l’entreprise afin d’améliorer votre image. Vous pouvez par exemple évaluer l’empreinte écologique du lieu pour soirée entreprise à Paris et des services surtout si vous êtes engagé dans la préservation de l’environnement. Soyez également attentif à la réputation de la salle et au message que renvoie son histoire, ses couleurs ou son architecture.
