Les événements consistent à créer les moments les plus mémorables. C’est pourquoi vous devez accorder une grande attention à tous les aspects de la préparation, qu’il s’agisse de l’invitation, de l’animation événementielle, du menu, etc. Voici quelques conseils pour rendre vos événements encore plus impressionnants.
Créez du buzz autour de votre événement
Pour impressionner vos participants et créer une expérience mémorable, tout doit être au top, non seulement le jour de l'événement, mais aussi avant et après ce jour. Vous pouvez choisir le meilleur lieu de la ville et inviter les meilleurs orateurs. Mais si vous ne créez pas d’animation d'événementsde haute qualité afin de le promouvoir, votre événement ne trouvera pas sa place sur la liste des événements incontournables. Une fois que le lieu, la date, la nourriture, les cocktails et d’autres choses ont été réglés, il est grand temps de créer du buzz autour de votre événement à venir sur les médias sociaux. Si l’on se réfère à une agence évènementielle, environ 88% des spécialistes du marketing utilisent des canaux de médias sociaux pour accroître la sensibilisation à leurs événements avant qu’ils ne se produisent.
Pour tirer le meilleur parti de vos efforts, créez des billets de blog sur votre événement, organisez des discussions sur Twitter et créez des événements Facebook. Cela vous aidera non seulement à créer un engagement parmi vos participants, mais attirera également l'attention des nouveaux inscrits. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez trouver quelques astuces sur animations-innovantes.fr.
Votre promotion sur les réseaux sociaux ne s’arrête pas le jour même. En fait, c’est l’occasion idéale de créer du buzz à propos de votre événement en cours. Incitez les gens à utiliser l’hashtag de votre événement pour les publier sur leurs réseaux sociaux ou pour partager des photos et des vidéos de ce dernier. Une façon de le faire est de demander aux gens de tweeter des questions avec un hashtag joint afin que vous puissiez rapidement les trouver et les trier.
Une autre idée est d'avoir un photomaton ou un autre emplacement photo désigné avec le nom de votre événement et votre hashtag très visible. Lorsque des personnes prennent et partagent des photos d’elles-mêmes, elles font automatiquement la promotion de votre événement auprès de leurs abonnés. Cela vous aidera aussi à externaliser un excellent matériel visuel pour la commercialisation de vos futurs événements.
La première impression est la base de tout, choisissez l'hôte parfait
Gardez à l’esprit que vous n’avez pas de seconde chance de faire une première impression. Il ne faut que 7 secondes pour faire une bonne première impression. Les personnes qui vont venir à votre événement vont décider en quelques secondes de ce qu’elles pensent de votre événement, donc de vous. Seront donc jaugés votre fiabilité, votre statut, votre intelligence, et votre succès.
Avant que l'événement ne commence, assurez-vous que le personnel est suffisant pour accueillir vos invités. Habituellement, vous devriez avoir une personne pour 100 invités. Un accueil chaleureux et une attitude attentionnée de la part de votre personnel favorisent la réussite de votre évènement. En outre, considérez la tenue de votre équipe. Vous devez tous porter des vêtements qui correspondent au thème de votre événement, tout en étant identifiables en tant que membres du personnel.
Les hôtes peuvent faire ou défaire votre événement. Ils ont la responsabilité de divertir, d’intriguer, de ravir et de créer l’animation d’évènement. Par ailleurs, ils ont le pouvoir de motiver les intentions d'achat, de faire en sorte que le public suive certaines actions et de se concentrer sur la réalisation des objectifs de votre événement.
De même, les hôtes peuvent ne pas attirer l’attention du public, détruire l’engagement, créer une mauvaise humeur et, au final, fournir une expérience médiocre qui sera toujours liée à votre événement.
Vous devez sélectionner un hôte qui sera capable de gérer votre événement en conséquence, en fonction du thème, du public et du but. Le choix d’un bon hôte prend beaucoup de temps et de recherche, mais c’est une étape essentielle à franchir.
Définir l'ambiance avec l'éclairage, les couleurs et la musique
Pour créer l'ambiance idéale pour votre événement, vous devez faire un bon usage de l'éclairage. Une lumière vive intensifie la réaction émotionnelle des gens face à différents types de stimulus. Si vous organisez une fête d'entreprise ou une cérémonie de remise des prix, il serait judicieux de rendre le lieu aussi lumineux que possible. De plus, un éclairage adéquat aide également les gens à prendre des “photos de qualité”. Vous voulez que vos invités partagent les photos de votre événement avec des amis et les médias sociaux (pour renforcer la notoriété de la marque), n'est-ce pas ? Alors, aidez-les à obtenir les meilleures photos et une preuve visuelle de la qualité de votre événement.
Les couleurs sont les prochaines sur la liste. Les couleurs sont une forme de communication non verbale et la sélection des bonnes couleurs peut avoir un effet crucial sur l'ambiance de votre événement. Voici quelques couleurs que vous pouvez utiliser dans différents événements :
Si vous organisez une fête, vous pourrez choisir la couleur rouge, car elle est associée au pouvoir, à la chaleur, à l'énergie et à l'excitation. Si vous organisez un séminaire, une conférence ou une réunion de travail, utilisez la couleur bleue, car il s'agit d'intelligence, de confiance, d'efficacité, de logique, de communication. Dans le cas d'expositions ou d'événements artistiques, vous pouvez utiliser le jaune, car il est synonyme de force émotionnelle, de convivialité et de créativité. Si c’est un événement écologique, le vert est le choix à prendre. Il est associé à l’harmonie, au repos, à la paix et à la protection de l’environnement.
En ce qui concerne la musique, sa sélection dépend principalement du type d’événements que vous organisez. Assurez-vous également que la musique convient au thème et au public de votre événement.
N'oubliez pas de remercier vos invités
Vous avez investi beaucoup de temps et d’efforts dans l’organisation d’un événement parfait pour vos invités. Il serait dommage de perdre son élan par la suite. Quand tout sera fini, il est important d'être reconnaissant envers vos invités. Vous pourrez communiquer avec votre public après l'événement, augmenter ses chances d'assister à un autre de vos événements et clôturer le tout sur une note positive. De plus, avant de dire au revoir, s'il y a des formulaires de commentaires / d'évaluation à remplir, assurez-vous de les rappeler à vos invités. La rétroaction consiste à apprendre de vos erreurs, à comprendre ce que vous auriez dû faire différemment et à utiliser ces connaissances pour de futurs événements.
