La dématérialisation des factures dans une entreprise est le moyen efficace qui réduit les coûts et permet de fluidifier le processus. Alors que les papiers, depuis des siècles, constituaient le support des transactions, les fichiers numériques s’imposent peu à peu.
Une dématérialisation de factures : en quoi cela consiste ?
En fait, elle consiste à changer une partie ou la totalité d’un processus qui est reposé sur d'échanges de factures et des documents en papier à l’aide d’un traitement automatisé, basant sur des documents numériques. Les processus de dématérialisation s’appuyant sur les documents numériques peuvent avoir diverses origines. Des fois, les données qui sont à traiter existent déjà en versions électroniques, en fichiers structurés de type EDI par exemple ou bien en fichiers non structurés comme les documents PDF. Dans certains cas, il est utile de numériser les factures au préalable. Pour cela, il suffit de capturer les contenus de document papier avec un dispositif de scan, de reconnaissance de caractère (OCR) et de lecture de document automatique(LAD). Le mode Saas ou software as a Service est une dématérialisation des factures qui permet aux utilisateurs de traiter, d’enregistrer et de classer leurs factures et documents dans n’importe quel périphérique ou ordinateur connecté à Internet. Pour plus d’informations, cliquez ici
Projet de dématérialisation de factures : comment s’y prendre ?
Pour réussir votre projet, il faut avant tout définir les priorités selon votre fonctionnement actuel. Les étapes à suivre pour le traitement des factures entrantes et sortantes sont par exemple différentes. En conséquent, examiner chacun des processus de traitement permet d’identifier chacune des taches réalisées et de déterminer les sources d’optimisation. Pour mettre en place le projet des factures dématérialisées et avoir des bénéfices escomptés, il est également primordial de saisir comment travaillent les divers métiers qui vont utiliser la solution et aussi ce qu’ils en espèrent. Bien meilleur qu’une transposition de leurs manières de procéder dans un logiciel, la dématérialisation des factures va leur permettre de remédier les limites à savoir les lacunes et risques du processus, confusions dans les responsabilités et les rôles, les taches redondantes et bien d’autres. Concevoir une solution avec tous les utilisateurs, c’est accéder à un meilleur issu pour leur donner un outil qu’ils adopteront et qui leur conviendrait. Pour autant qu’un logiciel assez souple et adapté soit choisi, le paramétrage et le déploiement s’en trouvent amplement facile. Par conséquent, des résultats concrets sont pour ainsi dire immédiats.
Choisir son logiciel : comment faire ?
Le choix qui détermine quel logiciel utilisé pour dématérialiser les factures est primordial pour maximiser les bénéfices. Pour cela, quatre critères doivent être pris en compte. Le premier est vraiment fonctionnel. Il faut que la solution couvre l’ensemble des besoins et de la capture des différents documents qui arrivent quel que soit leur format jusqu’à l’archivage sécurisé en passant par les différentes étapes des processus comptables sans module additionnel ou externe. Le second critère est technologique. Avoir une solution moderne permettra d’exploiter tout le potentiel des technologies nouvelles, mais aussi de s’interfacer facilement avec les systèmes de comptabilité et gestion usuels. Le troisième est pratique, c’est-à-dire facile à manipuler, agréable, intuitive et qu’il doit avoir un support disponible et professionnel, de façon à ce que les utilisateurs le perçoivent comme leur métier quotidien. Enfin, le dernier critère qui est la quatrième à considérer est le prix. La tarification venant de l’éditeur doit être absolument claire, en même temps comprise et également ne réserver aucune surprise mauvaise. Le cloud est bien souvent le plus intéressant parce qu’on peut s'y abonner et ne payer que ce qu’on utilise seulement, sans prendre le risque d’être prisonnier par un contrat à long terme.
