La découverte du papier a été un événement décisif à l’essor des civilisations antiques. Il permit de sceller les connaissances et de les transmettre à la postérité. Mais le papier a aussi rendu possible la lutte contre des contrefaçons commerciales. Dans l’histoire, elle a joué un rôle central dans l’économie et dans les accords politiques. Cependant, ce support dérivé du bois est peu à peu remplacé par un support électronique. Il s’agit d’un processus de dématérialisation. Cette tendance actuelle des entreprises possède des avantages prodigieux. Et il devient important de savoir comment la mettre en place.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Le concept de dématérialisation se comprend littéralement comme une suppression de support matériel. Dans le cas de figure d’une administration, cette option est le passage vers le zéro papier. Ainsi, la dématérialisation des documents administratifs consisterait à supprimer le support en papier. Et pourtant, dans la réalité des échanges entre partenaires commerciaux, les flux de papiers ne disparaissent pas. Et même en France, les factures numériques ne remplacent pas les factures en papier.
Ainsi, il est plus précis de définir la dématérialisation en d’autres termes. Il s’agit du passage d’un support en papier vers un support électronique. Dans la pratique, la notion de dématérialisation s’applique à des échanges de documents entre partenaires. Ce partenariat peut être entre un client et un fournisseur par exemple. Dans un sens plus large, le concept de dématérialisation est valide dans toute procédure de digitalisation. Par exemple, à partir de dossiers physiques dans une bibliothèque d’archive, vous obtenez une bibliothèque numérique. Suivez ce lien pour enrichir votre connaissance sur le sujet.
Cette procédure conquiert peu à peu le champ des transactions commerciales. Elle permet de rendre fluide et efficace le partage des informations. Cette procédure de digitalisation aboutit à la création de base de données. Avec un logiciel approprié, il devient facile et rapide de trouver un dossier dans cette base. En plus, les données de transactions passent instantanément de son point d’envoi au récepteur. Cela offre la possibilité de conclure les accords d’échanges commerciaux à distance.
La procédure de dématérialisation des documents administratifs
Une dématérialisation produit des copies numériques des documents en papier. Des scanners, et des logiciels de reconnaissance optique sont nécessaires pour réaliser cette mission. Les fichiers obtenus sont ensuite stockés dans un serveur ou un disque dur. Ces matériels informatiques vont permettre de conserver les informations pendant plus de 40 ans.
Donc, le processus de dématérialisation nécessite l’existence d’un système informatique adéquat. Ensuite, vous devez préparer un schéma de hiérarchisation et de classification. Cela permet de ranger méthodiquement les documents.
Par ailleurs, l’un des défis qui attend la dématérialisation est l’authentification. Ainsi, vous allez devoir chercher un organisme reconnu pour apposer des certifications d’authenticité sur les documents. Ces organismes sont souvent des entreprises. Ils proposent également des services pour réussir toute la démarche de dématérialisation de vos archives.
Rendre votre système d’information en numérique nécessite de suivre des normes réglementaires. En défaut de cela, vos documents numérisés risquent d’être invalides.
Les étapes de la dématérialisation des documents administratifs
Il existe quatre étapes pour mettre en place la dématérialisation des documents administratifs.
- Numérisation de la paperasse
- Le processus d’archivage
- La mise à jour des étapes de modification et d’évolution des documents
- La certification des documents numérisés et des modifications postérieures
Il existe deux types de numérisation : numérisation à priori et numérisation à posteriori. Le premier cas consiste à scanner tous les documents en papier. Le second va mener l’entreprise à les retaper sur ordinateur.
Le processus d’archivage va ordonner les fichiers numériques obtenus dans des dossiers à l’intérieur du répertoire du serveur. Une bonne classification de ces données permet une navigation facile et rapide.
Il se peut que des remises en forme soient effectuées sur les copies numérisées. Ainsi, par rapport à son état d’origine, il y a des modifications. Chaque modification doit être notée dans une fiche. Il faut surtout donner l’heure et la date de cette étape. Dans ce cas, un horodatage ou Timestamp est préconisé.
Enfin, toutes les copies doivent être certifiées conformes à l’original. Pour ce faire, l’organisme compétent doit apposer une signature numérique sur les copies dans le serveur. Chaque modification du fichier nécessite également une telle certification. À la fin de ces étapes, vos documents acquièrent une validité juridique.
Le cas particulier de la facture
La facture est une pièce très importante dans les échanges commerciaux. Elle prouve la véracité des transactions. En plus, elle permet de contrôler le montant des TVA. Seulement, la loi française exige de conserver la facture en papier pour une durée de 10 ans. Ainsi, l’existence d’une facture numérique n’est pas suffisante en cas de litige commercial. Cependant, la loi autorise les fournisseurs à donner à leurs clients des factures numériques.
Si les données entrantes sont déjà numériques, alors la dématérialisation opérante est dite native. Et pour le cas particulier des factures, un tel mode de digitalisation n’est pas suffisant.
