Mettre en place un système de contrôle des entrées et sorties des employés s’avère capital pour l’entreprise. Non seulement, cela permet de traiter les pointages des salariés, mais aussi d’assurer la sécurité à l’accès dans les locaux de l’entreprise. Toutefois, le système doit être mis en place selon quelques règles à respecter et conformément à la réglementation.
Contrôler les entrées et sorties des employés dans l’entreprise
De prime abord, la principale raison de contrôler les entrées et les sorties des employés consiste à renforcer la sécurité dans les lieux de travail. Ainsi, cela permet de maîtriser les personnes autorisées à accéder à un lieu. De même pour les heures, certains employés n'ont le droit d’entrer dans les locaux de l’entreprise que pendant les horaires normaux de travail. Par ailleurs, en cas d’incidents, par exemple, la traçabilité du système permet d’indiquer les allées et venues, facilitant ainsi l’identification des employés impliqués. De plus, le système de contrôle d’accès physique, aide à la gestion des ressources humaines, à savoir traiter les pointages des heures des salariés et les imputer facilement dans un logiciel de paie. Le choix du meilleur système doit correspondre au fonctionnement de chaque entreprise et s’adapter au mieux aux besoins des employés, tout en anticipant les éventuels risques. Il existe différentes solutions, notamment chez ags pour contrôler les entrées et sorties des employés.
Les différents dispositifs pour assurer le contrôle des entrées et sorties des employés
Il faut noter, en premier lieu, que le système de contrôle d’accès comprend trois éléments, à savoir l’authentification ou l’accessoire utilisé pour vous identifier, l’autorisation (seules les personnes autorisées ont accès au lieu à un moment donné), et enfin la traçabilité. Le choix de la solution dépend du niveau de sécurité. Ainsi, pour sécuriser l’accès aux locaux de l’entreprise, le lecteur de badge reste le plus courant. A cet effet, l’entrée dans l’entreprise est possible sous présentation de badge d’accès, à condition que les informations enregistrées dans le système soient toutes respectées. D’autre alternative telle que le lecteur biométrique, présente un niveau de sécurité plus élevé. L’identification des employés se fait via une caractéristique physique, notamment l’empreinte digitale. Il convient également de citer le clavier à code, requérant la saisie d’un numéro confidentiel comme condition d’entrée. D’autres dispositifs comme l’interphone et les serrures électroniques permettent d’identifier les employés avant l’entrée à l’entreprise. A noter que l’accès aux données est réservé au responsable de la sécurité ou celui des ressources humaines.
A propos de la réglementation
L’employeur n’a certes pas à se justifier des démarches particulières pour le contrôle des activités de ses salariés durant les horaires normaux de travail, mais il doit être vigilant dans l’usage de la technologie. L’utilisation des moyens techniques à sa disposition doit être en accord avec la protection de la vie privée des employés. En effet, avant de mettre en place un dispositif de contrôle des salariés, l’employeur est tenu de consulter les représentants du personnel pour leur informer du projet et de son importance. De plus, l’installation du système de contrôle d’accès doit respecter la liberté et les droits fondamentaux des employés. En outre, toutes leurs données personnelles enregistrées dans le dispositif doivent être portées à leur connaissance, c’est l’obligation de loyauté de l’employeur envers les employés. Seuls les membres habilités des services des ressources humaines ou la sécurité ont droit d’accès aux informations. Par ailleurs, le système doit être fiable et sa mise en œuvre doit faire l’objet de justification. Dans tous les cas, il est nécessaire pour l’entreprise de se faire accompagner d’un expert pour la guider et lui fournir des conseils avant la mise en place d’un tel projet.
