Pour la plupart des entreprises, la croissance est une bonne nouvelle. C'est l'objectif et la "récompense" des efforts consentis ces derniers mois. Cependant, d'un point de vue comptable, l'argent a aussi ses inconvénients : plus d'activité signifie plus de comptes à traiter et le risque de se heurter rapidement à des contraintes organisationnelles. Bien sûr, vous pouvez toujours embaucher une autre personne pour prendre en charge ces tâches supplémentaires. Vous pouvez également dématérialiser vos factures à l'aide du logiciel. Cependant, il y a beaucoup d'informations à prendre en compte pour choisir le bon logiciel gestion factures fournisseurs.
Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des documents consiste à les faire passer du " papier " au support numérique. La dématérialisation peut être facilement réalisée pour générer des images ou des PDF, par exemple avec un scanner... Mais d'autres techniques plus performantes permettent une gestion avancée de tous les fichiers commerciaux et l'automatisation de leur traitement. La dématérialisation fiscale est presque devenue la norme pour les grandes et petites entreprises en France. La gestion des factures fournisseurs n'a pas totalement franchi le cap de la dématérialisation. En effet, l'opération est très compliquée, car tous les fournisseurs ont leurs propres règles de facturation, tant au niveau des canaux de distribution que des supports. Il existe actuellement des solutions qui facilitent la réception des factures électroniques et automatisent leur traitement.
Ainsi, avec un logiciel gestion factures fournisseurs, vous pouvez optimiser le traitement des factures dans votre entreprise.
Différentes solutions sont disponibles pour dématérialiser les factures fournisseurs !
Voici les trois principales solutions actuellement disponibles sur le marché :
Solution de base : numérisation, envoi, etc.
La solution la plus simple consiste à scanner la facture papier et à l'envoyer par e-mail. Bien que cette solution dématérialisation factures soit la plus simple, elle n'est certainement pas la plus efficace. Son avantage est qu'elle élimine l'option papier, mais nécessite une opération humaine ardue et répétitive avec un plus grand risque d'erreur.
Solution OCR pour les factures des fournisseurs
L'OCR des comptes fournisseurs est une méthode permettant de capturer les informations des factures au format PDF reconnu optiquement. En plus de la numérisation, vous pouvez utiliser la ROC de Comptes Payables pour convertir n'importe quel fichier en un document compatible avec votre programme de comptabilité.
Solution complète : facture électronique
La solution OCR pour la comptabilité fournisseurs et la solution de base sont des options optimales pour commencer un voyage sans papier. Cependant, une solution complète de facturation électronique est probablement l'option la plus rentable et la moins coûteuse pour une entreprise qui cherche à simplifier ses tâches comptables.
Comment choisir un logiciel de facturation électronique ?
Il existe plusieurs fournisseurs proposant des solutions de facturation électronique et de gestion d'entreprise. Voici quelques critères qui peuvent vous aider à choisir vos futures solutions :
La réputation de l'éditeur : la sécurité et la traçabilité des données sont essentielles pour la gestion des comptes. Essayez de vérifier l'intégrité des professionnels auxquels vous vous adressez. Leur réputation et leur nombre de clients sont un indicateur précieux.
La compatibilité de la solution avec votre système d'information : Dans la plupart des cas, des connecteurs sont disponibles pour adapter le logiciel de dématérialisation des factures à d'autres dispositifs tels que CRM, ERP, logiciel financier ou comptable, etc.
La capture omnicanale (portail fournisseur, e-mail, etc.) de tous les fichiers (factures, bons de commande, bons de livraison, etc.) quel que soit leur format (JPG, papier, PDF, etc.) : Il est préférable de choisir un outil de dématérialisation des factures complet qui vous permet de modifier tous les documents reçus.
Un accès mobile à des solutions adaptées à vos contraintes et à vos pratiques de travail. Ceci est d'autant plus essentiel dans les entreprises où le télétravail est contrôlé.
Le design de l'interface est facile à utiliser : L'interface du programme se veut intuitive et claire. Par conséquent, vos employés n'auront aucun problème à maîtriser et à utiliser l'outil au quotidien.
Le délai de mise en œuvre de la solution : Les programmes Cloud ou SaaS sont plus faciles et plus rapides à gérer que les solutions sur site. En d'autres termes, ils sont plus faciles à installer sur votre serveur ou sur votre poste de travail. Et vous pouvez y accéder en déplacement avec une simple connexion Internet.
